Existeixen dues casuístiques clarament diferenciades en l'escenari d'emissió de factures. En el cas d'emetre un volum reduït de factures, les empreses o professionals podran disposar d'un servei de facturació que els permeti gestionar tot el procés de manera manual, amb formularis que els guiïn en tot moment. Per al cas d'emissió de volums mitjans o alts de factures, serà de molta més utilitat una solució integrada amb l’ERP de l'empresa, que automatitzi tot el procés.
Com funciona el procés d'emissió de factures de forma integrada?

Automatització
L'eina de facturació electrònica ha de ser capaç d'automatitzar tot el procés de recopilació de les factures generades a l’ERP de l'empresa i enviar-les als destinataris en el format i canal que hagin especificat. El traspàs de les factures des de l’ERP a la plataforma d'enviament de factures pot ser d'una en una o per blocs.

Integració usuari – plataforma
L'enllaç de l'eina de facturació amb l’ERP es fa a través de fitxers d'intercanvi. L’ERP genera les factures en el format que sigui, aquestes arriben a l'eina de facturació i a través de processos predeterminats en l'eina s'envien a tots els seus destinataris en el format que aquests necessitin i a través del mitjà que indiquin. L'eina s'encarrega de processar les factures emeses perquè arribin als seus destinataris amb tots els seus requeriments.

Canals de lliurament de les factures als clients
Un dels punts que estableix el Reglament Tècnic de la Llei Crea i Creix és que les diferents plataformes de Factura Electrònica hauran de ser capaces de #interconnectar entre si i amb els diferents punts d'entrada de factures. Aquesta interconnexió permetrà que els usuaris puguin enviar les seves factures per qualsevol canal, sense necessitat de conèixer-los.

Quins són els principals canals d'enviament de Factura Electrònica?

Xarxes EDI
Certs sectors empresarials com la distribució, el sector públic de salut o l'automoció utilitzen el sistema EDI per a intercanviar els seus documents comercials, entre ells la Factura. La plataforma d'enviament de factures que s'utilitzi ha de ser capaç de transformar la factura generada en el ERP al format EDI i enviar-la als seus destinataris a través dels canals establerts.
A Espanya hi ha únicament 4 operadors de serveis EDI certificats. eDiversa Group és un d'ells, gràcies al que disposa d'una infraestructura d'interconnexions i d'un coneixement dels seus estàndards que ens aporta un alt valor afegit.

Plataformes de Factura Electrònica
Es pot donar la circumstància que el destinatari de les Factures que enviem no utilitzi la mateixa plataforma de serveis de factura electrònica que l'emissor. Un dels requisits que estableix el Reglament Tècnic de la Llei Crea i Creix és la interconnexió entre tots els operadors de servei de factura electrònica. En conseqüència, el fet d'usar diferents eines d'intercanvi no haurà de suposar cap problema per als usuaris. El format en el qual s'enviïn aquestes factures serà elecció dels seus usuaris.

Portal de clients
Una altra forma de lliurament de les efactures generades per una empresa és pujar-les a un portal en el núvol al qual els destinataris podran accedir per a tenir les seves factures de manera gratuïta. En el cas de eDiversa Group aquest portal és la mateixa plataforma, comeDiFact, que el client podrà utilitzar com a receptor de les factures i que podrà estar personalitzat amb la imatge i requeriments de cada empresa. comeDiFact també custòdia les factures durant el període establert per la Llei sense cost addicional per als seus usuaris.

Lliurament a les AAPP
En el cas que les factures que es creuen hagin de #enviar a les AAPP, l'operador de servei de factura electrònica que s'utilitzi ha de tenir accés als punts d'entrada de factures que utilitzen les Administracions. La plataforma de eDiversa Group té connexió amb totes les administracions nacionals, autonòmiques i locals.

Com a conclusió, podríem dir que la clau per a l'escenari d'emissió de factures en el nou context de la factura electrònica és poder disposar d'una eina que sigui capaç d'enviar totes les factures que es generin en un únic format i que cadascun dels seus destinataris les rebi en el format que necessiti i a través del canal requerit. En eDiversa Group et podem ajudar a posar en marxa tot el procés. No dubtis a contactar-nos!